Juridisch
Algemene Voorwaarden
Versie 1.0 — 7 mei 2026
HalloDok (zoals hierna gedefinieerd) is een softwarebedrijf gespecialiseerd in AI-gestuurde telefoonassistenten voor medische praktijken. Deze software wordt in licentie gegeven overeenkomstig de huidige algemene voorwaarden (de “Algemene Voorwaarden”) aan de Klant (zoals hierna gedefinieerd).
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de HalloDok Software (zoals hierna gedefinieerd) en op alle overeenkomsten tussen HalloDok en de Klant.
1. Definities
De volgende definities zijn van toepassing:
“Bestelformulier” betekent een besteldocument voor de HalloDok Software ondertekend door beide partijen dat verwijst naar deze Algemene Voorwaarden;
“HalloDok” betekent Okiba, een besloten vennootschap (“BV”) opgericht, georganiseerd en bestaand naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Oudestraat 48B, B-3510 Hasselt, België, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (“KBO”) onder ondernemingsnummer BE1032.732.571 (RPR Antwerpen, afdeling Hasselt);
“HalloDok Software” betekent HalloDoks AI-gestuurde telefoonassistenten voor medische praktijken, door HalloDok aan de Klant in licentie gegeven overeenkomstig deze Algemene Voorwaarden en geleverd via een SaaS-model;
“Ingangsdatum” betekent de datum waarop de licentie ingaat zoals opgenomen in het Bestelformulier of, bij gebreke aan een datum, de datum waarop de Klant het initiële Bestelformulier heeft ondertekend;
“Intellectuele Eigendomsrechten” betekent alle intellectuele eigendomsrechten van welke aard dan ook, inclusief maar niet beperkt tot alle octrooien, octrooiaanvragen, auteursrechten, databankrechten, naburige rechten, handelsmerken, dienstmerken, handelsnamen, logo's, handelsgeheimen, knowhow, bedrijfsgeheimen, domeinnaambeschermingen, rechten op computersoftware (inclusief broncode en objectcode), modelrechten en alle andere rechten van intellectuele of industriële eigendom, al dan niet geregistreerd, en inclusief alle aanvragen voor registratie, verlengingen, heruitgiften en uitbreidingen van dergelijke rechten, alsmede alle rechten om schadevergoeding te vorderen voor vroegere inbreuken op het voorgaande, in elke jurisdictie ter wereld;
“Klant” betekent elke rechtspersoon of natuurlijke persoon die een overeenkomst sluit met HalloDok door ondertekening van een Bestelformulier met betrekking tot de HalloDok Software;
“Klantgegevens” betekent de gegevens (inclusief persoonsgegevens) en metadata van de Klant die worden verwerkt of opgeslagen via de HalloDok Software;
“Licentievergoeding” betekent de periodieke vergoedingen die door de Klant verschuldigd zijn met betrekking tot de gebruiksrechten op de HalloDok Software die krachtens deze overeenkomst worden verleend zoals uiteengezet in deze Algemene Voorwaarden;
“Looptijd” heeft de betekenis zoals uiteengezet in artikel 7 van deze Algemene Voorwaarden;
“Overeenkomst” betekent deze Algemene Voorwaarden samen met elk Bestelformulier tussen HalloDok en de Klant;
“Overmachtsgebeurtenis” heeft de betekenis zoals uiteengezet in deze Algemene Voorwaarden;
“Partij” of “Partijen” betekent HalloDok en/of de Klant;
“Persoonsgegevens” betekent alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals gedefinieerd in de AVG;
“Verwerkersovereenkomst” betekent de gegevensverwerkingsovereenkomst beschikbaar via www.hallodok.be;
“Vertrouwelijke Informatie” van een Partij betekent alle informatie van die Partij, in geschreven, mondelinge, elektronische of andere vorm, die uitdrukkelijk als vertrouwelijk is aangemerkt, of die naar haar aard redelijkerwijs als vertrouwelijk dient te worden beschouwd. Vertrouwelijke Informatie omvat niet: (i) informatie die al rechtmatig in het bezit was van de ontvangende Partij vóór de ontvangst ervan, zonder vertrouwelijkheidsbeperkingen; (ii) informatie die zonder toedoen van de ontvangende Partij algemeen beschikbaar is geworden; (iii) informatie die rechtmatig is ontvangen van een derde partij zonder vertrouwelijkheidsverplichting; of (iv) informatie die onafhankelijk is ontwikkeld door de ontvangende Partij. De Vertrouwelijke Informatie van HalloDok omvat in ieder geval de HalloDok Software.
2. Licentie
Onder voorbehoud van deze Algemene Voorwaarden en tijdige betaling van de Licentievergoeding verleent HalloDok hierbij aan de Klant een persoonlijke, beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare, niet-toewijsbare licentie, zonder het recht om in sublicentie te geven, voor de duur van de Looptijd zoals gedefinieerd in het Bestelformulier, om de HalloDok Software te gebruiken in overeenstemming met de doeleinden uiteengezet in deze Algemene Voorwaarden en het Bestelformulier.
De Klant zal commercieel redelijke inspanningen leveren om ongeoorloofde toegang tot of gebruik van de HalloDok Software te voorkomen, en HalloDok onmiddellijk op de hoogte stellen van elk dergelijk ongeoorloofd gebruik dat de Klant bekend wordt.
De dienst wordt aangeboden “as is”, zonder garantie op foutloze of ononderbroken werking.
HalloDok streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de HalloDok Software, maar garandeert geen specifieke uptime of service level.
Patiënten gebruiken de HalloDok Software uitsluitend via en onder verantwoordelijkheid van de Klant en sluiten geen rechtstreekse overeenkomst met HalloDok.
3. Verboden gebruik
De Klant stemt ermee in dat hij zelf niet, noch via een moederbedrijf, dochteronderneming, gelieerde onderneming, agent, (sub)aannemer of andere derde partij:
- de HalloDok Software zal gebruiken anders dan uitdrukkelijk toegestaan in deze Algemene Voorwaarden;
- de HalloDok Software zal onderwerpen aan reverse engineering, disassemblage of decompilatie;
- de HalloDok Software zal wijzigen of afgeleide werken zal ontwikkelen op basis van de HalloDok Software;
- de HalloDok Software zal verkopen, verhuren, doorverkopen, in sublicentie geven, overdragen of anderszins beschikbaar stellen aan derden;
- eigendomsaanduidingen, auteursrechtnotities of handelsmerken zal verwijderen of wijzigen;
- de HalloDok Software zal gebruiken buiten de context van een medische praktijk, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen met HalloDok.
4. Vergoedingen
Als vergoeding voor de gebruiksrechten verleend krachtens artikel 2 van deze Algemene Voorwaarden stemt de Klant ermee in om aan HalloDok de Licentievergoeding te betalen zoals uiteengezet in dit artikel en in het relevante Bestelformulier.
De Licentievergoeding wordt vooraf gefactureerd op jaarbasis of maandbasis, overeenkomstig het prijsschema zoals beschreven in het Bestelformulier.
Facturen zijn betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na de factuurdatum.
Indien de Klant nalaat enig onbetwist bedrag te betalen wanneer dit verschuldigd is, heeft HalloDok het recht rente in rekening te brengen op het verschuldigde bedrag, maandelijks samengesteld tegen een tarief van acht procent (8%) per maand of het maximaal toegestane bedrag krachtens het toepasselijk recht, berekend vanaf de vervaldatum, en heeft HalloDok tevens het recht alle kosten te verhalen, inclusief redelijke onkosten, juridische kosten en incassokosten.
In geval van niet-betaling van de vergoedingen kan HalloDok de toegang tot de HalloDok Software opschorten voor Licentievergoedingen die niet zijn betaald binnen dertig (30) kalenderdagen na de factuurdatum totdat alle facturen met betrekking tot dergelijke vergoedingen correct zijn betaald. De Klant ontvangt een kennisgeving van tien (10) kalenderdagen voor een dergelijke actie.
In het geval dat de Klant enig deel van een factuur betwist, stelt de Klant HalloDok binnen tien (10) werkdagen na de factuurdatum in kennis van het betwiste bedrag en de gronden voor de betwisting van de Klant, samen met eventuele relevante informatie ter ondersteuning van het standpunt van de Klant. Indien de factuur niet wordt betwist binnen deze periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de Klant.
5. Intellectuele eigendomsrechten
De HalloDok Software, inclusief alle rechten, titel en belang (inclusief Intellectuele Eigendomsrechten) daarin, inclusief alle Intellectuele Eigendomsrechten gecreëerd, verworven of ontwikkeld na de Ingangsdatum en/of krachtens de Overeenkomst als een wijziging, verbetering, uitbreiding of verlenging van de HalloDok Software, alle updates en nieuwe versies en alle kopieën daarvan, ongeacht of een dergelijke wijziging, verbetering, uitbreiding of verlenging is gebaseerd op feedback of instructies van de Klant, in de ruimste zin, blijven te allen tijde de enige en exclusieve eigendom van, en/of zullen, vanaf het moment van hun creatie, onmiddellijk en exclusief toevallen aan HalloDok, en de Klant verkrijgt geen rechten, titel of belang (inclusief zonder beperking Intellectuele Eigendomsrechten) in de HalloDok Software krachtens de Overeenkomst.
Eventuele reeds bestaande Intellectuele Eigendomsrechten in Klantgegevens blijven te allen tijde ongewijzigd en zijn de exclusieve eigendom van de Klant. De Klant verleent aan HalloDok een niet-exclusieve, wereldwijde, royaltyvrije licentie om de Klantgegevens te gebruiken uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van haar verplichtingen krachtens de Overeenkomst.
6. Accountbeheer
- Inloggegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet worden gedeeld met derden.
- HalloDok behoudt zich het recht voor om accounts tijdelijk te blokkeren of te verwijderen bij misbruik of veiligheidsrisico's.
7. Klantgegevens
De klant blijft volledig verantwoordelijk voor de verwerking van Persoonsgegevens die via de HalloDok Software worden ingevoerd. HalloDok treedt hierbij op als verwerker in de zin van de AVG en verwerkt de gegevens uitsluitend voor het technisch mogelijk maken van de dienst. De verwerking van Persoonsgegevens door HalloDok gebeurt overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst tussen Partijen.
Persoonsgegevens worden automatisch verwijderd binnen drie (3) maanden na deactivering van het account, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is of anders overeengekomen tussen Partijen.
Specifieke medewerkers hebben toegang tot Klantgegevens voor onderhoudsdoeleinden.
8. Looptijd en beëindiging
De looptijd van deze Overeenkomst vangt aan op de Ingangsdatum en blijft van kracht tenzij beëindigd overeenkomstig dit artikel. Bovendien, indien HalloDok de Klant toegang tot de HalloDok Software blijft toestaan ook nadat een Bestelformulier is verlopen of beëindigd, blijft deze Overeenkomst de toegang van de Klant tot de HalloDok Software regelen.
Bestelformulieren blijven van kracht voor de duur van de termijn voorzien in het relevante Bestelformulier en worden automatisch verlengd voor aanvullende perioden van één jaar, tenzij schriftelijke kennisgeving van de beslissing van een partij om af te zien van een dergelijke automatische verlenging wordt overgemaakt 30 dagen voor het verstrijken van de huidige termijn.
Beide Partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien: (i) de andere Partij een wezenlijke verplichting krachtens de Overeenkomst schendt en die schending niet herstelt binnen dertig (30) dagen na schriftelijke ingebrekestelling; of (ii) de andere Partij faillissement aanvraagt, een cessie doet ten behoeve van schuldeisers, een curator laat aanstellen of insolvent wordt.
Bij beëindiging van de Overeenkomst: (i) eindigt de licentie verleend in artikel 2 onmiddellijk; (ii) moet de Klant onmiddellijk stoppen met het gebruik van de HalloDok Software; en (iii) dient de Klant alle openstaande Licentievergoedingen en andere verschuldigde bedragen onverwijld te voldoen. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van kracht te blijven, waaronder de artikelen betreffende Intellectuele Eigendomsrechten, Vertrouwelijkheid en Aansprakelijkheidsbeperkingen, blijven na beëindiging onverminderd van kracht.
9. Aansprakelijkheidsbeperkingen
HalloDok streeft naar een veilige en betrouwbare werking van het platform, maar kan geen absolute continuïteit garanderen.
HalloDok is niet aansprakelijk voor enige schade, verliezen of aanspraken voortvloeiend uit of verband houdend met het gebruik, misbruik of het onvermogen van de Klant om de HalloDok Software te gebruiken, inclusief maar niet beperkt tot directe, indirecte, incidentele, gevolgschade, bijzondere of punitieve schade, zelfs indien het bedrijf op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade.
De Klant aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor alle risico's verbonden aan het gebruik van de HalloDok Software en alle beslissingen die op basis daarvan worden genomen. De HalloDok Software is uitsluitend bestemd voor algemene zakelijke en informatieve doeleinden en is geen medisch hulpmiddel, noch is het bedoeld om een medische aandoening of ziekte te diagnosticeren, behandelen, genezen, voorkomen of monitoren. De HalloDok Software is niet door enige regelgevende autoriteit goedgekeurd of erkend als medisch hulpmiddel en mag niet worden gebruikt als vervanging voor professioneel medisch advies, diagnose of behandeling.
HalloDok is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit: foutief gebruik; verlies van wachtwoorden of onbevoegde toegang; onbeschikbaarheid van externe diensten of infrastructuur van derden of indirecte schade zoals winstverlies of reputatieschade.
De totale aansprakelijkheid van HalloDok BV blijft in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Klant in de laatste drie (3) maanden heeft betaald voor het gebruik van de HalloDok Software.
10. Onderhoud en updates
HalloDok kan de software op elk moment aanpassen, verbeteren of tijdelijk offline halen voor onderhoud. Waar mogelijk zal hiervan vooraf melding worden gemaakt aan actieve gebruikers. Kleine functionele of beveiligingsupdates kunnen zonder voorafgaande aankondiging worden uitgevoerd.
11. Overmacht
Een Partij wordt niet geacht in gebreke te zijn krachtens de Overeenkomst voor zover haar tekortkoming het gevolg is van een Overmachtsgebeurtenis. Onder “Overmachtsgebeurtenis” wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke controle van een Partij, zoals brand, overstroming, aardbeving, explosie, staking, oproer, oorlog, terrorisme, pandemie, of storingen in de infrastructuur van derden waarop HalloDok geen invloed heeft.
De getroffen Partij stelt de andere Partij zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis van de Overmachtsgebeurtenis en de verwachte duur ervan, en levert redelijke inspanningen om de gevolgen te beperken en haar verplichtingen zo spoedig mogelijk te hervatten.
Indien een Overmachtsgebeurtenis langer dan zestig (60) dagen aanhoudt, heeft elke Partij het recht de Overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn, mits schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij.
12. Wijzigingen aan de Algemene Voorwaarden
Wijzigingen aan deze Algemene Voorwaarden worden bekendgemaakt via www.hallodok.be of de HalloDok Software. Bij wezenlijke wijzigingen die de rechten of verplichtingen van de Klant beïnvloeden, zal een hernieuwde aanvaarding worden gevraagd.
13. Vertrouwelijkheid
Elke Partij verbindt zich ertoe, gedurende de Looptijd en voor een periode van vijf (5) jaar daarna, de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij strikt vertrouwelijk te houden, deze niet te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de Overeenkomst, en deze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij niet te openbaren aan derden.
Elke Partij mag de Vertrouwelijke Informatie uitsluitend bekendmaken aan haar Vertegenwoordigers die een legitieme behoefte hebben om kennis te nemen van dergelijke Vertrouwelijke Informatie en die gebonden zijn door adequate schriftelijke vertrouwelijkheidsverplichtingen. Elke Partij is aansprakelijk voor elke schending van de Overeenkomst door haar Vertegenwoordigers.
Indien een Partij wettelijk verplicht is Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij openbaar te maken, mag zij dit doen voor zover wettelijk vereist, mits zij de andere Partij vooraf redelijk tijdig schriftelijk in kennis stelt en haar uiterste best doet om vertrouwelijke behandeling of een beschermend bevel te verkrijgen.
De vertrouwelijkheidsverplichtingen blijven van kracht na beëindiging van de Overeenkomst. Bij beëindiging van de Overeenkomst of op eerder schriftelijk verzoek van de bekendmakende Partij, zal de ontvangende Partij alle Vertrouwelijke Informatie onverwijld teruggeven of vernietigen.
14. Diverse bepalingen
Volledige overeenkomst. Deze Algemene Voorwaarden, samen met alle relevante Bestelformulieren, vormen de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp hiervan en vervangen alle eerdere overeenkomsten en afspraken, zowel schriftelijk als mondeling.
Overdracht. Geen Partij mag rechten of verplichtingen krachtens de Overeenkomst overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, met dien verstande dat HalloDok de Overeenkomst zonder toestemming mag overdragen aan een gelieerde onderneming of in het kader van een fusie, overname of verkoop van alle of nagenoeg alle activa.
Geen afstand van recht. Het nalaten van een Partij om strikte naleving van enige verplichting te eisen, wordt niet beschouwd als een afstand van recht.
Deelbaarheid. Indien enige bepaling van de Overeenkomst ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.
Kennisgevingen. Elke kennisgeving krachtens deze Overeenkomst dient schriftelijk te worden gedaan en te worden verzonden per aangetekende post of per e-mail met ontvangstbevestiging aan de adressen vermeld in het Bestelformulier.
15. Contact
Voor vragen over deze voorwaarden of de dienstverlening: info@hallodok.be
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door en uitgelegd overeenkomstig het Belgisch recht.
Elk geschil dat hieruit voortvloeit en dat niet minnelijk tussen de Partijen kan worden beslecht binnen een redelijke termijn na het ontstaan van het geschil, wordt voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbank van Hasselt.