Juridisch

Privacyverklaring

Versie 1.3 — Laatste update: 12 oktober 2026

1. Verantwoordelijke

Deze privacyverklaring geldt voor de website www.hallodok.be en de webapplicatie van HalloDok. HalloDok verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Europese Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (“AVG” / “GDPR”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Door de website of applicatie van HalloDok te gebruiken of een overeenkomst met HalloDok aan te gaan, erkent u geïnformeerd te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

HalloDok BV
Oudestraat 48/B, 3510 Hasselt, België
Ondernemingsnummer: BE 1041.760.006
E-mail: privacy@hallodok.be

Wanneer een zorgpraktijk of andere professionele klant (“Klant”) gebruikmaakt van de HalloDok-applicatie, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van bellers en patiënten die via de applicatie verwerkt worden. HalloDok treedt in dat geval op als verwerker in de zin van artikel 28 GDPR. De afspraken hierover, met inbegrip van de lijst van subverwerkers, zijn vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.

Voor de website hallodok.be zelf, met inbegrip van het demonummer (zie 2.3), treedt HalloDok op als verwerkingsverantwoordelijke en niet als verwerker. Deze privacyverklaring beschrijft voor dat deel dus rechtstreeks hoe HalloDok omgaat met uw gegevens.

2. Soorten persoonsgegevens

2.1 Via de website hallodok.be

Wanneer je contact opneemt via een formulier of per e-mail, verwerken we:

• Naam
• E-mailadres
• Berichtinhoud

Daarnaast registreert onze hostingomgeving standaard technische informatie (IP-adres, browsertype, bezochte pagina's) voor basale bezoekersstatistieken.

2.2 Via de HalloDok-applicatie

Wanneer een Klant (zorgpraktijk, arts, groepspraktijk) gebruikmaakt van HalloDok, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Klantgegevens: naam, e-mailadres, praktijkgegevens, inloggegevens (versleuteld wachtwoord)
• Gegevens van bellers/patiënten: naam, telefoonnummer, geboortedatum, inhoud van het telefoongesprek, reden van oproep, prioriteitsniveau
• Sms-gegevens: telefoonnummer, verzendtijdstip, berichtinhoud (functionele tekst, geen identiteits- of gezondheidsgegevens), afleverstatus, opt-out-status
• Transcripties en samenvattingen: spraak-naar-teksttranscripties, gestructureerde intakegegevens, tickets
• Configuratiegegevens: openingsuren, artsennamen, scenario-instellingen
• Technische gegevens: oproepmetadata, technische logs, inlogmomenten, apparaat- en browserinfo

2.3 Demolijn

Via de website bieden we een demonummer aan waarmee geïnteresseerden een live, fictief gesprek kunnen voeren met de HalloDok-assistent voor een fictieve praktijk. Om misbruik van deze gratis lijn te voorkomen (bijvoorbeeld door geautomatiseerde belsystemen), registreren we het telefoonnummer waarmee gebeld wordt; oproepen met een verborgen of anoniem nummer worden niet doorverbonden. Van demo-oproepen verwerken we het telefoonnummer waarmee gebeld wordt, en de audio en/of transcriptie van het gesprek om de werking van de assistent te demonstreren en te verbeteren. Demo-oproepen worden niet gekoppeld aan een echte patiënt of praktijk: de praktijkgegevens die tijdens de demo gebruikt worden (praktijknaam, artsen) zijn fictief. Voor deze verwerking treedt HalloDok op als verwerkingsverantwoordelijke (zie ook sectie 1), en maakt daarbij gebruik van dezelfde telefonie- en AI-infrastructuur als de applicatie (zie sectie 5).

2.4 Geen medische triage

HalloDok verricht geen medische triage, neemt geen medische beslissingen en is niet gekoppeld aan een medisch dossier of elektronisch patiëntendossier. HalloDok wordt uitsluitend gebruikt voor telefonische intake, gespreksstructurering en administratieve opvolging van oproepen. Een beller kan in een gesprek spontaan informatie meedelen die betrekking heeft op gezondheid. Voor zover dergelijke gegevens voorkomen, verwerkt HalloDok die uitsluitend technisch in haar hoedanigheid van verwerker ten behoeve van de Klant, zonder eigen inhoudelijke beoordeling of medische interpretatie en zonder deze gegevens afzonderlijk op te slaan. De Klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde verantwoordelijk voor de verwerking van dergelijke gegevens.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• contact- en informatieaanvragen te beantwoorden
• accounts aan te maken en onze diensten te verlenen aan Klanten
• inkomende oproepen van patiënten of andere bellers geautomatiseerd te ontvangen en te verwerken in opdracht van Klanten
• spraak-naar-tekst en tekst-naar-spraak mogelijk te maken
• transcripties op te bouwen en gestructureerde intakegegevens te extraheren
• oproepen te classificeren en tickets aan te maken in het dashboard van de Klant
• patiënten die zelf voorafgaand telefonisch contact opnamen, functioneel te informeren via sms (bv. bevestiging, herinnering of voorschrift-opvolging), met een opt-out-mogelijkheid
• technische ondersteuning, beveiliging, foutopsporing en betrouwbaarheid van het platform te waarborgen
• de werking van HalloDok te demonstreren via een demonummer, en misbruik van die gratis lijn te detecteren en te voorkomen

4. Rechtsgrond van de verwerking

Voor zover bij een oproep bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) worden verwerkt, is de Klant als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke regelgeving, met inbegrip van een passende rechtsgrond.

5. Verwerkers en opslag

Wij maken uitsluitend gebruik van leveranciers die voldoen aan de Europese privacywetgeving (GDPR). Waar leveranciers buiten de Europese economische ruimte (“EER”) gevestigd zijn, worden passende waarborgen toegepast, zoals het EU–VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

5.1 Voor de website hallodok.be (HalloDok als verwerkingsverantwoordelijke)

De onderstaande leveranciers verwerken gegevens van websitebezoekers, contactaanvragen en, specifiek voor Telnyx, Google Gemini en DigitalOcean, van bellers naar het demonummer (zie 2.3).

5.2 Voor de HalloDok-applicatie (HalloDok als verwerker namens de Klant)

Voor gegevens die via de applicatie verwerkt worden, treedt HalloDok op als verwerker namens de Klant. De lijst van subverwerkers en de afspraken daarover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de Klant.

Er worden geen gegevens gedeeld met andere partijen dan de hierboven vermelde subverwerkers, tenzij dit wettelijk verplicht is. In overeenstemming met dwingende wet- en regelgeving of op basis van een gerechtelijk bevel kunnen wij verplicht zijn persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, belasting- en douaneautoriteiten, financiële onderzoeks-, gerechtelijke en politiediensten. In het geval van een wijziging van controle bij HalloDok BV of een (gedeeltelijke) overdracht van activiteiten naar een andere entiteit, kunnen persoonsgegevens worden overgedragen om de continuïteit van de diensten te waarborgen. Een actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar in de verwerkersovereenkomst of op verzoek.

6. SMS-communicatie

Wanneer een patiënt telefonisch contact opneemt met de praktijk van de Klant, kan de praktijk via HalloDok een functioneel sms-bericht laten versturen naar het bij haar gekende telefoonnummer van die patiënt (bijvoorbeeld ter bevestiging, herinnering of opvolging van een voorschrift of afspraak). Sms wordt uitsluitend verstuurd naar telefoonnummers die al bekend zijn doordat de patiënt zelf voorafgaand belde; sms wordt niet gebruikt voor marketing of ongevraagde communicatie.

De inhoud van de sms zelf bevat geen identiteits- of gezondheidsgegevens. Het gegeven dat een telefoonnummer gekend is als patiënt bij een specifieke (huisartsen)praktijk, kan op zich echter al een gevoelig gegeven zijn — het wijst op een bezoek aan een zorgverlener. HalloDok en de Klant behandelen dit gegeven met dezelfde zorgvuldigheid als andere patiëntgegevens.

Rechtsgrond: de uitvoering van de behandelingsovereenkomst tussen de patiënt en de Klant, dan wel het gerechtvaardigd belang van de Klant bij een correcte opvolging van zorgvragen (art. 6.1.b resp. f AVG). Deze rechtsgrond heeft betrekking op het feit dat een nummer een sms ontvangt naar aanleiding van een zorgcontact; de sms-inhoud zelf bevat geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG.

Ontvangers: voor het verzenden van sms maakt HalloDok gebruik van Telnyx als subverwerker (zie sectie 5). Sms-verzending via Telnyx verloopt via EU-infrastructuur; er is voor dit gegevensverkeer dan ook geen doorgifte buiten de EER.

Bewaartermijn: gegevens over verzonden sms-berichten (telefoonnummer, tijdstip, afleverstatus, opt-out-status) worden bewaard gedurende maximaal 12 maanden, in lijn met de bewaartermijn van tickets en samenvattingen (zie sectie 8).

Recht van verzet: elke sms bevat de mogelijkheid om af te melden via STOP. Een STOP-verzoek wordt door Telnyx afgedwongen op het niveau van het telefoonnummer, en dus niet enkel voor communicatie vanuit één specifieke praktijk: een patiënt die STOP stuurt, ontvangt in de regel geen sms-berichten meer via HalloDok op dat nummer, ongeacht de praktijk. Je kan je rechten hieromtrent ook uitoefenen via privacy@hallodok.be. Klachten kan je indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie sectie 10).

7. Doorgifte buiten de EU

HalloDok streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte te verwerken en op te slaan. Voor bepaalde onderdelen van de dienst, in het bijzonder cloudinfrastructuur of AI-verwerking, kan doorgifte naar of toegang vanuit derde landen niet volledig worden uitgesloten. In dat geval zorgt HalloDok ervoor dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig hoofdstuk V GDPR, zoals standaardcontractbepalingen of een ander geldig doorgiftemechanisme.

8. Bewaartermijnen

• Ruwe real-time audiostreams: niet structureel opgeslagen, behoudens tijdelijke technische buffering tijdens het gesprek
• Transcripties van gesprekken: maximaal 12 maanden na het gesprek
• Tickets en samenvattingen in het dashboard: maximaal 12 maanden na aanmaak
• Sms-verzendlogs (telefoonnummer, tijdstip, afleverstatus, opt-out-status): maximaal 12 maanden
• Telefoonnummer, audio en/of transcriptie van oproepen naar de demolijn: maximaal 90 dagen
• Technische logs: maximaal 90 dagen
• Back-ups: maximaal 35 dagen
• Contactaanvragen via de website: maximaal 1 jaar

Bij beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens gewist of terugbezorgd aan de Klant, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS) voor data tijdens transport
• beveiligde netwerkcommunicatie tussen alle componenten
• beperkte en gecontroleerde toegangsrechten
• authenticatie en autorisatie voor toegang tot het dashboard en de databank
• logging en monitoring van de infrastructuur
• regelmatige beveiligingsupdates van servers, containers en afhankelijkheden
• organisatorische maatregelen om toegang te beperken tot personen die deze nodig hebben

10. Rechten van betrokkenen

Je hebt steeds het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• verwerking te laten beperken of bezwaar te maken
• je gegevens te laten overdragen aan een andere partij
• voor zover de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, die toestemming te allen tijde in te trekken

Je kunt deze rechten uitoefenen via privacy@hallodok.be. Wij reageren binnen 30 dagen op elk verzoek.

Indien HalloDok optreedt als verwerker (bij gegevens van bellers/patiënten), zullen wij dergelijke verzoeken doorsturen naar de betrokken Klant, die als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de afhandeling.

Ben je niet tevreden over onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Cookies

Op de website van HalloDok wordt gebruik gemaakt van cookies en gelijkaardige technologieën. Een cookie is een klein gegevensbestand dat door een website op uw computer of toestel wordt geplaatst. Naast strikt noodzakelijke cookies gebruikt HalloDok analytische cookies via Google Analytics en marketingcookies via de Meta Pixel. Die worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner uw voorafgaande toestemming hebt gegeven. Voor bezoekersstatistieken maakt HalloDok bovendien gebruik van Vercel Web Analytics, dat cookieless is en geen cookies plaatst (zie hieronder). Er worden nooit gegevens uit de webapplicatie of gegevens van bellers en patiënten gedeeld met Google of Meta.

Strikt noodzakelijke cookies

Strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt om de website en de webapplicatie van HalloDok correct te laten functioneren en worden zonder voorafgaande toestemming geplaatst. Het gaat om de cookie die uw cookievoorkeur bewaart (op de website) en om de sessiecookies van de webapplicatie (het dashboard), die enkel worden geplaatst bij gebruikers die inloggen — doorgaans de Klant (praktijk of arts). Hieronder een overzicht:

Analytische cookies

Analytische cookies worden gebruikt om bezoekersstatistieken bij te houden en de werking van de website te analyseren en te verbeteren. HalloDok gebruikt hiervoor Google Analytics (Google). Deze cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner uw voorafgaande toestemming hebt gegeven; u kunt die toestemming op elk moment intrekken. Daarnaast gebruikt HalloDok Vercel Web Analytics, dat cookieless is: het plaatst geen cookies en identificeert bezoekers niet individueel (er wordt gewerkt met een geanonimiseerde hash die na 24 uur vervalt), waarvoor geen toestemming vereist is. Hieronder een overzicht van de analytische cookies die via Google Analytics kunnen worden geplaatst:

Marketingcookies

Marketingcookies worden gebruikt om te meten hoe onze advertentiecampagnes op Facebook en Instagram presteren en hoeveel bezoekers via die kanalen op de website terechtkomen. HalloDok gebruikt hiervoor de Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited). Deze cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner uw voorafgaande toestemming hebt gegeven; u kunt die toestemming op elk moment intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Zolang u geen keuze maakt of weigert, wordt de Meta Pixel niet geladen en vertrekt er geen enkel verzoek naar Meta. Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij de reeds geplaatste cookies. De Meta Pixel wordt enkel gebruikt op de publieke website hallodok.be en nooit in de webapplicatie. Voor het verzamelen van deze gegevens treden HalloDok en Meta op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Meta. Hieronder een overzicht van de marketingcookies die via de Meta Pixel kunnen worden geplaatst:

12. Wijzigingen

HalloDok BV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.hallodok.be.